MATERI ADM.UMUM KELAS X PERHOTELAN
by:Jevie Jane Maliangkay,S.Pd
MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR.
A. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.
Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sbagian kecil dari dokumen.
Dalam bidang Perhotelan sebagian besar dokumennya memang berupa surat maupun formulir yang ada di bagian/departemen yang ada di Hotel.
Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.
Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen,diantaranya :
1. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)
· Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.
· Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.
· Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.
2. Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)
· Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.
· Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.
· Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya
B. Jenis-Jenis Dokumen
1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya
a. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan ijazah.
b. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan saham.
c. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.
d. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.
2. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
a. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.
b. Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).
c. Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).
C. Ruang Lingkup Dokumentasi
Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut.
Dokumentasi menurut beberapa ahli :
1. Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)
· Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
2. Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica
· Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai.
3. Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)
· Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine).
1. Dokumentasi Literer
Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.
2. Dokumentasi Korporil
Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.
3. Dokumentasi Privat
Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.
D. Dokumen Kantor (Surat)
Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), e-mail dan lain-lain. Namun dalam modul ini banyak ditekankan pada dokumen yang berbentuk surat, karena sebagian besar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam bentuk surat.
1. Pengertian Surat
Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.
Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun sudah banyak alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena selain biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.
2. Fungsi Surat
Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut.
a. Alat bukti tertulis
Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi atau perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contonya: surat perjanjian.
b. Alat pengingat.
Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contohnya: akta jual beli.
c. Bukti historis
Surat dapat dijadikan bahan riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi atau perusahaan di masa yang lalu. Contohnya: bukti-bukti transaksi.
d. Duta organisasi
Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. Contohnya: penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.
e. Pedoman
Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Contohnya: surat tugas.
f. Sarana promosi
Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.
3. Jenis-Jenis Surat
a. Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya
Ø Kartu Pos
Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15 x 10 cm untuk mengirimkan berita yang isinya singkat dan bersifat tidak rahasia.
Ø Warkat Pos
Sehelia kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia.
Ø Surat Bersampul
Surat yang menggunakan sampul atau amplop.
Ø Memorandum atau Nota
Memorandum atau nota dapat dipergunakan dalam kegiatan surat-menyurat intern organisasi perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat oleh pemimpin kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, seperti memberikan petunjuk, meminta informasi yang bersifat mengingatkan, dan lain-lain. Sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu organisasi atau perusahaan.
Ø Surat Tanda Bukti
Surat khusus yang biasanya berbentuk formulir yang dipakai untuk membuktikan keabsahan aktivitas antara dua pihak. Wujudnya dapat berupa kuitansi, faktur, tanda terima, dan lain-lain.
b. Jenis-Jenis berdasarkan tujuannya
· Surat permintaan penawaran
· Surat penawaran
· Surat pesanan
· Surat pemberitahuan
· Surat pengantar
· Surat perjanjian
· Surat keputusan.
· Dan lain-lain.
c. Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya
ü Surat dinas
Surat yang isinya berpa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah
ü Surat pribadi
Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan.
ü Surat niaga
Surat yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan.
ü Surat sosial
Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
ü Surat pengantar
Surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu bersama surat tersebut.
ü Telegram
Ada 2 macam telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melaluipesawat telegraf dan surat kawat (surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram).
d. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan jumlah penerimanya
§ Surat biasa
Surat yang dikirim kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.
§ Surat edaran
Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.
§ Surat pengumuman
Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan satu-persatu.
e. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
v Surat sangat rahasia.
Surat ini diberi tanda “SRHS” atau “SR” dan dimasukkan ke dalam 3 sampul surat.
v Surat rahasia.
Surat ini dibri tanda “RHS” atau “R” dan dimasukkan dalam 2 sampul surat.
v Surat biasa.
Surat yang jika isinya terbaca oleh oranglain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.
f. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya.
o Surat sangat segera
Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab atau diselesaikan. Oleh karena itu “surat sangat segera” memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya sehingga lebih didahulukan daripada surat-surat lainnya.
o Surat segera
Surat yang berisi informasi yang memerlukan jawaban atau penyelesaian yang segera, namun tidak secepat surat yang bersifat “sangat segera”.
o Surat biasa.
Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang secepatnya, tetapi diselesaikan menurut urutan kedatangannya.
4. Perlengkapan Surat
a) Kertas Surat.
Ukuran kertas yang biasa digunakan dan kegunaannya adalah sebagai berikut.
Jenis kertas surat
|
Ukuran
|
Kegunaan
|
Kertas Folio
|
33 cm x 21,5 cm
|
Untuk menulis surat yang isinya panjang
|
Kertas Kuarto
|
28 cm x 21,5 cm
|
Untuk menulis surat yang isinya pendek
|
Kertas Oktavo
|
20,5 cm x 12,7 cm
|
Untuk menulis memo dan nota, ukuran kertasnya setengah dari kertas folio atau kuarto
|
Kertas Sikmo
|
20,5 cm x 16,5 cm
|
Untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran Inggris.
|
Kertas A4
|
29,7 cm x 21 cm
|
Untuk menulis surat dinas
|
Kertas A5
|
14,8 cm x 21 cm
|
Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional
|
Kertas A6
|
10,5 cm x 14,8 cm
|
Untuk menulis surat pengantar
|
Kertas A7
|
7,4 cm x 10,5 cm
|
Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional
|
Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut.
Kertas Union Skin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri. Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli. Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan. Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.
b) Amplop atau Sampul Surat
Jenis-jenis amplop atau sampl surat yang biasa digunakan untuk kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut.
· Commercial
|
· Open end
|
· Catalogue
|
· Visiting card
|
· Coin
|
· Button and string
|
· Drug
|
· Window
|
· Eyelet and clasp
|
· Bifold
|
· Official
|
· Invoice tag
|
· Card
|
· Postage cavour
|
· Church
|
· Double fold
|
· Pence
|
· X-ray
|
· Air mail
|
· Work docket
|
· Receipt and page
|
c) Lipatan Surat
ü Lipatan Perancis
ü Lipatan Baron
ü Lipatan Baku (Standard Fold)
ü Lipatan Akordion (Accordion Fold)
ü Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold)
ü Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)
ü Lipatan Tunggal (Single Fold)